Approval-Workflow mit Telegram – Freigabe mit einem Klick

Vollautomatisierung ist nicht immer sinnvoll. Manchmal soll ein Mensch eine Entscheidung treffen – aber dieser Mensch soll dafür keinen Login öffnen, keine App installieren, keine E-Mail suchen müssen.

Das geht einfacher.

Das Problem vorher

Automatisierte Prozesse blieben hängen, weil eine Freigabe fehlte. Die zuständige Person musste sich irgendwo einloggen, den Kontext verstehen, dann klicken. Das war umständlich – also wurde es oft aufgeschoben oder vergessen.

Der Prozessablauf

Schritt 1 – Automatischer Prozess erkennt Freigabebedarf Der Workflow erkennt, dass eine menschliche Entscheidung nötig ist – z.B. eine unbekannte Rechnungsart oder ein ungewöhnlicher Betrag.

Schritt 2 – Telegram-Nachricht mit Kontext Der Verantwortliche bekommt eine Nachricht mit allen relevanten Informationen: Dokument, Betrag, Absender, Vorschau. Direkt im Messenger.

Schritt 3 – Freigabe oder Ablehnung per Button Zwei Buttons: Freigeben oder Ablehnen. Ein Klick. Kein Login, keine App.

Schritt 4 – Workflow läuft weiter Nach der Entscheidung läuft der Prozess automatisch weiter – oder wird gestoppt und gemeldet.

Das Ergebnis

Freigaben passieren in Sekunden statt Stunden. Der Prozess läuft durch, ohne dass jemand einen Rechner aufmachen muss. Die Entscheidungshoheit bleibt beim Menschen – der Aufwand verschwindet.

Eingesetzt: n8n, Telegram Bot API, Webhook-Wait, Callback-Query-Handling.

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